Contractbeheer

In toenemende mate wordt geconstateerd dat, nog voordat de inkt van het contract droog is, iedereen alweer overgaat tot de orde van de dag en de verantwoordelijkheden overgedragen worden aan de diverse functionarissen binnen de organisatie. Het niet zorgvuldig beheren en managen van het contract leidt in vele gevallen tot discontinuïteit, frustratie en irritatie binnen de organisaties van de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Bovendien wordt door gebrek aan goed contractbeheer en -management de doelstelling van de aanbesteding niet gehaald.

Bij het uitvoeren van contractbeheer gaat het vooral om het verzamelen van de juiste en actuele informatie. Het is de kunst om de juiste contractgegevens op het juiste moment voor de juiste persoon beschikbaar te hebben. Key-Quality werkt vanuit de gedachte dat klant- leveranciersrelaties ontstaan en vervolgens optimaal in stand gehouden moeten worden. Hierbij wordt gestreefd naar relaties die formeel en informeel, contractueel en contactueel berusten op duidelijkheid over gemaakte afspraken, procedures en wederzijdse samenwerking.

Contractmanagement

In contractmanagement wordt geborgd, dat de gecontracteerde partij de werkzaamheden uitvoert of de diensten en/of goederen levert, binnen de randvoorwaarden, zoals dit contractueel is overeengekomen. Hiervoor wordt alle informatie gebruikt, die met contractbeheer is verzameld. Het resultaat van contractmanagement is dat de doelstelling zoals deze (SMART) geformuleerd is in het bestek voor de aanbesteding, gerealiseerd wordt. Dit gebeurt o.a. door middel van het beheren en bewaken van de gemaakte afspraken, het voeren van accountgesprekken, communiceren met de interne klanten, het ontwikkelen van procedures, het bijsturen en tenslotte het optimaliseren van de dienstverlening.

Samenvattend: met contractbeheer en -management wordt consistentie aangebracht tussen de doelstelling van de aanbesteding, het bestek voor de aanbesteding én de realisering van deze doelstelling gedurende de contractperiode van de gecontracteerde partij. Daarnaast moet het nieuw af te sluiten contract een maximale ondersteuning leveren aan de corebusiness van de opdrachtgever.