Adviesbureau voor inkoop en facilitair management
Neem direct contact op

Contractbeheer 2.0

In toenemende mate wordt geconstateerd dat, voordat de inkt van het contract opgedroogd is, iedereen al weer overgaat tot de orde van de dag en de verantwoordelijkheden overgedragen worden aan de diverse functionarissen in de organisatie. Het niet zorgvuldig managen van het contract leidt in vele gevallen tot discontinuïteit, frustratie en irritatie binnen de organisaties van de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Bovendien wordt door gebrek aan goed contractbeheer en contractmanagement de doelstelling van de aanbesteding niet gehaald. Om deze reden kiest Key-Quality voor contractbeheer en -management 2.0.

Contractmanagement vormt een onderdeel van informatiemanagement. Het is de kunst om de juiste contractgegevens op het juiste moment voor de juiste persoon beschikbaar te hebben. Key-Quality werkt vanuit de gedachte dat klant- leveranciersrelaties ontstaan en vervolgens optimaal in stand gehouden moeten worden. Hierbij wordt gestreefd naar relaties die formeel en informeel, contractueel en contactueel berusten op duidelijkheid over gemaakte afspraken, procedures, wederzijdse samenwerking en profijt.

In contractbeheer en -management 2.0 wordt consistentie aangebracht tussen de doelstelling van de aanbesteding, het bestek voor de aanbesteding én de realisering van deze doelstelling gedurende de contractperiode van de gecontracteerde partij. Daarnaast moet het nieuw af te sluiten contract een maximale ondersteuning leveren aan de core business van de opdrachtgever.

In contractbeheer en -management 2.0 wordt geborgd dat de gecontracteerde partij de werkzaamheden uitvoert of de goederen levert, binnen de randvoorwaarden,  zoals dit contractueel overeengekomen is. Het resultaat van contractmanagement 2.0 is dat de doelstelling zoals deze (SMART) geformuleerd is in het bestek voor de aanbesteding, gerealiseerd wordt.

De werkzaamheden van Key-Quality zijn verdeeld in 4 onderdelen:
1.    Contractbeheer en –management
2.    Monitoring
3.    Bijsturing
4.    Optimalisatie

4-onderdelen

Onderstaand worden deze punten verder uitgewerkt:

1.    Contractbeheer en -management
Er wordt een onderscheid aangebracht tussen contractbeheer en contractmanagement.

Contractbeheer
In het contractbeheer wordt de organisatie van de informatiestroom geregeld. Contractbeheer is het proces dat er voor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip voor de juiste personen beschikbaar is, ter ondersteuning van het contractmanagementproces.

Contractmanagement
Door middel van het contractmanagement wordt met behulp van de verkregen informatie de doelstelling van de aanbesteding gerealiseerd. Dit gebeurt o.a. door middel van het beheren en bewaken van de gemaakte afspraken, het voeren van accountgesprekken, communicatie met de interne klanten, procedure ontwikkeling en handhaving, enz.

Contractbeheer en -management door Key-Quality
Om een contract optimaal te managen en de geformuleerde doelstellingen te realiseren op basis van het bovenstaand schema, kan gebruik gemaakt worden van de diensten van een contractmanager.

contractbeheer-en-management-door-key-quality

Wat levert goed contractbeheer op:
•    Continue monitoring van het schoonmaakproces;
•    Financiële monitoring van contracten;
•    Permanente beschikbaarheid van de juiste expertise;
•    Interne focus op andere processen;
•    Betere kwaliteit van schoonmaakdienstverlening;
•    Inzicht in lopende afspraken d.m.v. overzichten en rapportages;
•    Transparantie van gemaakte contractenafspraken.

Om een optimale relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer op basis van het bovenstaand schema te realiseren kan gebruik gemaakt worden van de diensten van een contractmanager. Deze contractmanager houdt zich gedurende de looptijd van het contract bezig met alle aspecten die het proces beïnvloeden.


2.    Monitoring
Alle noodzakelijke informatie die gegenereerd wordt door de inzet van de meet- en controle-instrumenten zullen door de contractmanager gemonitord worden.  Deze informatie kan vervolgens op het juiste moment aan de juiste persoon beschikbaar gesteld worden, teneinde de procesgang positief te beïnvloeden. Als voorbeeld wordt onderstaand het eerste punt ‘mutatiebeheer’ kort uitgewerkt.

Mutatiebeheer
Tijdens een contractperiode kunnen er mutaties doorgevoerd worden. De situatie per locatie kan voortdurend onderhevig zijn aan veranderingen waardoor de uitgangspositie van het contract tevens wijzigt. Hierbij valt te denken aan fysieke wijzigingen per gebouw, of een veranderende klantwens. Al deze factoren hebben invloed op de contractinhoud en de uitvoering. Het is dus van groot belang deze mutaties voortdurend bij te houden en inzichtelijk te hebben. Het door de contractmanager uitgevoerde mutatiebeheer kan voor de opdrachtgever leiden tot een tariefbijstelling waardoor concrete financiële besparingen worden gerealiseerd.
Andere zaken die onder het mutatiebeheer vallen zijn:

•    Inhoudelijke werkprogrammawijzigingen;
•    Beheer van het ruimtebestand;
•    Tariefbijstellingen.


3.    Bijsturing
Het kan voorkomen dat gedurende de contractperiode zaken omtrent de overeengekomen dienstverlening niet uitgevoerd worden zoals afgesproken.  Hierbij valt te denken aan het niet nakomen van afspraken door de opdrachtnemer, het niet volgen van bepaalde procedures of het wegvallen van de wederzijdse samenwerking. Wanneer dit het geval is onderneemt de contractmanager van Key-Quality gerichte acties om deze problemen te verhelpen.

Het komt erop neer dat de contractmanager een aantal aspecten scherp in de gaten houdt. Aan de ene kant de contractuele overeenkomst en aan de andere kant de procesgang. De resultaten van controles, onderzoeken en audits vormen belangrijke input hiervoor. Door deze gegevens te bundelen kan de contractmanager doelgericht inspelen op eventuele problemen die zich voordoen.

In het onderstaande schema wordt het proces schematisch weergegeven.

bijsturing

4.    Optimalisatie
Het is een groot voordeel dat de contractmanager zich niet alleen bezig houdt met het managen van het contract maar tevens inzicht heeft in de kwaliteitsresultaten van de opdrachtnemer op de werkvloer. Er wordt dus op verschillende niveaus informatie ingewonnen die vervolgens gekoppeld wordt.

optimalisatie

Het doel van contractmanagement door Key-Quality is om het afgesloten contract zo te managen dat de doelstelling die voor de aanbesteding (SMART) geformuleerd is, gehaald wordt. De contractmanager doet dit door het contract centraal te managen en indien nodig bij te sturen. Middels de optimalisatiefase wordt het uiteindelijke doel gerealiseerd.

Parklaan 6-8 | 6131 KG Sittard | T: 046-458 3222 | F: 046-458 0707 | informatie@key-quality.nl